Wenn einer eine Reise tut; dann muss er viel belegen

Seit Jahren besteht aus Sicht der Unternehmen bei Reisekostenabrechnungen und Reisekostenregelungen Reformbedarf, weil diese immer komplizierter werden.

Das Steuervereinfachungsgesetz sieht vor, dass das Bundesministerium der Finanzen (BMF) Vorschläge zur Vereinfachung des Reisekostenrechts vorlegt. Hierzu wurde eine Arbeitsgruppe gebildet, die mit Vertretern des BMF und der Landesfinanzverwaltungen besetzt ist. Versprochen wurde, bis zum Ende 2011 einen Bericht mit Vorschlägen vorzulegen, die bei allen Betroffenen auf Zustimmung stoßen und nicht zu Steuerausfällen führen sollen. Der DIHK hat zusammen mit den Spitzenverbänden der gewerblichen Wirtschaft seinerseits Vereinfachungsvorschläge unterbreitet, um insbesondere Dokumentationen und Abrechnungen bei den Arbeitgebern zu verringern.

Nachweispflichten führen zu Bürokratie

Pro Jahr werden in Unternehmen ca. 155 Mio. Geschäftsreisen abgerechnet, die insgesamt zu Ausgaben von ca. 44 Mrd. € führen. Vor allem eintägige Dienstreisen, z. B. von Vertriebsmitarbeitern und Monteuren, nehmen davon einen hohen Anteil ein. Ein Telekommunikationsunternehmen hat errechnet, dass allein für die Abrechnung einer täglichen Dienstreise mit einer steuerfreien Erstattung von 6 € Verpflegungspauschale im Betrieb ca. 7 € an Verwaltungskosten anfallen: Tägliche Abwesenheitszeiten von der Wohnung müssen dokumentiert und kontrolliert, die Belege anschließend für das Finanzamt aufbewahrt werden – ein enormer bürokratischer Aufwand für alle Beteiligten.

Vereinfachung durch Pauschalen schaffen

Als Vereinfachung bei täglichen Dienstreisen hat der DIHK die Einführung eines Jahresverpflegungspauschbetrags vorgeschlagen. Dadurch würden sowohl die Aufzeichnungen der Abwesenheitszeiten als auch die Abrechnungen und Aufbewahrungen entfallen. Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtungen sollte ebenfalls auf die Aufzeichnung der Abwesenheitszeiten verzichtet und dafür eine Pauschale für den An- und Abreisetag eingeführt werden.

Wann ist eine Arbeitsstätte eine „regelmäßige“?

Im geltenden Steuerrecht entscheiden enge Bestimmungen darüber, ob Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei oder nur steuerpflichtig erstattet werden dürfen. Ein wichtiges Kriterium ist dabei, ob bei einem Arbeitnehmer eine sog. regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt: Wenn eine solche regelmäßige Arbeitsstätte aufgesucht wird, scheidet die steuerfreie Erstattung von Reisekosten aus. Der Arbeitnehmer kann dann nur die Entfernungspauschale als Werbungskosten beim Finanzamt geltend machen. Zurzeit gilt die Arbeitsstätte des Arbeitgebers als „regelmäßig“, die der Arbeitnehmer mindestens einmal wöchentlich aufsucht. Ein Arbeitnehmer kann daher mehrere regelmäßige Arbeitsstätten gleichzeitig haben, z. B. ein Filialleiter, der mehrere Filialen betreut und wöchentlich aufsucht. Eine Filiale ist allerdings nur dann regelmäßige Arbeitsstätte, wenn der Filialleiter diese von seiner Wohnung aus anfährt. Fährt er hingegen zwischen den Filialen hin und her, kann der Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstatten. Besucht der Filialleiter eine Filiale in einem Monat nur zweimal, ist diese Arbeitstätte ebenfalls nicht mehr regelmäßig. Der DIHK fordert angesichts dieses bürokratischen Vorgehens eine gesetzliche Definition einer regelmäßigen Arbeitsstätte, die von der Anzahl der Besuche des Arbeitnehmers unabhängig ist. Ebenso sollte es nur noch eine regelmäßige Arbeitsstätte pro Arbeitsverhältnis geben. Die Unternehmen erwarten nun mit Spannung die Vorschläge des BMF. Der DIHK wird sich auch in den weiteren Vereinfachungsprozess konstruktiv einbringen.